§ 4. Arkivplan og internkontroll

"Alle offentlege organ skal til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet.

Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll. I kommunar og fylkeskommunar er dette ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 nr. 2 andre punktum eller kommuneråd eller fylkesråd etter kommunelova § 20 nr. 2 andre punktum.

Riksarkivaren kan gi forskrift om arkivplan" (Jf. Forskrift om offentlege arkiv)

Riksarkivarens forskrift § 1-1 andre ledd bokstav a-f sier også noe om krav til innhold i en arkivplan: https://lovdata.no/forskrift/2017-12-19-2286/§1-1

Med bakgrunn i Forskrift om offentlege arkiv § 4 lages denne planen. Formålet er å kvalitetssikre arkivfunksjonen i Nes kommune, få en oversikt over arkivet og å ha et planleggings- og styringsverktøy for arkivarbeidet. Arkivverket og lovgivningen knyttet til denne ivaretar arkivene som en nasjonal hukommelse. For kommunen blir det å kombinere dette perspektivet med to andre viktige perspektiver; Arkiv som verktøy for saksbehandlere og beslutningstakere i kommunen, og arkiv som hukommelse og dokumentasjon for kommunens innbyggere der de er part eller deltaker i en aller annen sammenheng. Arkivplanens fremste formål er å kvalitetssikre arkivfunksjonen i Nes kommune og å legge føringer for det videre arbeidet slik at arkivarbeidet kan drives på en hensiktsmessig, og forsvarlig måte i forhold til dagens og morgendagens krav og behov.

Nes kommune regnes som ett organ i arkivsammenheng.