Arkivorganisering
Nes kommunes ledergruppe vedtok 08.02.06 at det skulle etableres et sentralt arkiv - et Dokumentsenter - i kommunen.
Dette startet opp 02.10.06 med innføring av et nytt saks/arkivsystem - ePhorte. Fram til denne dato var ansvaret for arkiv og journalføring lagt til den enkelte etat/avdeling. Samtidig med innføringen av nytt sak/arkivsystem ble det satt et skarpt arkivskille. Dokumentsenteret var da organisert under personal- og organisasjonsavdelingen.
Innføring av nytt system medførte overgang til skanning av inngående post og overgang til Noark 4 som er en kravspesifikasjon for elektronisk arkivsystem. I dag er det oppgradert til Noark 5 kjerne.
ePhorte ble avsluttet i 2020 ved overgang til nytt sak/arkivsystem: ACOS Websak og integrerte moduler. Møtemodul og skjemamodul. I dag benyttes WebSak til all saksbehandling og er integrert med innsynsløsningen for postliste.
I WebSak admin foregår tilgangsstyring i systemet. Leder skal bestille nye tilganger eller avslutte tilganger via egen tilgangsstyringsmodul.
Dokumentsenteret er pr. 06.09.2023 organisert under Administrasjon og styring, avdeling Fellestjenester.
Arkivmedarbeidernes rolle
Arkivmedarbeidernes rolle ble i stor grad endret ved innføring av NOARK 5 og elektronisk arkiv. De fleste kvalitetssikringsfunksjoner som gjelder journalføring, arkivering og skanning er tillagt arkivpersonalet. Det foregår imidlertid endringer i organisasjonen i forhold til arkivansvar ute på fagenhetene. Skolene vil i større grad enn tidligere være ansvarlige for at dokumentasjonen blir ivaretatt, og de vil være ansvarlige for innskanning til elevmapper på sikker sone. Dette arbeidet pågår. Vi har fokus på integrasjoner, og på forenkling i metoder vi jobber på, og som skal i større grad sikre kravene om å arkivere i henhold til § 6.Arkivansvaret.
Detaljerte og tilpassede rutiner er utarbeidet for hvordan selve Dokumentsenteret skal fungere, for hvordan de forskjellige arbeidsoppgaver skal rullere (Ukeplan). I tillegg er det utarbeidet journalføringsrutiner for hver enkelt avdeling/kommunalområde. Se under Rutiner for kommunalområder.
Litt om historikk
Lokalhistorisk arkiv:
Nes kommune utarbeidet en katalog over privatarkiver august 1996.
"Nes kommunes lokalhistoriske arkiv"
56 lag er registrert der
I ettertid er det innlevert materiale fra flere lag/foreninger som er registrert fortløpende på en liste. Listen er oppbevart i perm på Dokumentsenteret.
Gjenfinningssystemer
Arkivnøkler:
Roalds Kommunale Arkivsystem 1945 - 1963
NHF Arkivplan/arkivnøkkel for kommuneadministrasjonen 1963 til 1992
Kommunenes Sentralforbunds arkivnøkkel, K.kodene 1992
Bevaring og kassasjon
Vi skal utarbeide plan for bevaring og kassasjon. Dette vil skje i løpet av 2024 i samarbeid med de andre kommunene i DGI.
Periodisering og bortsetting
Ved innføring av nye sakarkivsystem ble arkivet periodisert.
Fra manuell til elektronisk journalføring i 1992.
(Skarpt periodeskille)
NIT Kontorsystem 1992 til 1994
(Skarpt periodeskille)
Kontor-2000 sak/arkivsystem 1995 til 30.09.2006 (Ligger som historisk base)
(Skarpt periodeskille)
Ephorte sak/arkivsystem 02.10.2006 -
Skarpt periodeskille 01.01.2008 (saksarkiv) overgang til saksarkiv ble fullelektronisk
Mykt periodeskille (organisatorisk endring) 01.01.2012 (saksarkiv)
Vedlegg til arkivplanens arkiveksemplar: Arkivnøkler er fysisk vedlagt arkivplan i perm merket Arkivplaner på Dokumentsenteret i hylle med faglitteratur.
